En la parte 1 de esta serie, analizamos qué son las PSO y los beneficios significativos que estos equipos de expertos pueden ofrecer al implementar cualquier LIMS. La parte 2 proporcionó una visión detallada de las ventajas y desventajas de trabajar con un equipo de una PSO externo frente a colaborar con el equipo interno del proveedor del cual adquiriste el LIMS.
En esta entrega, profundizaremos en las características clave de un equipo de una PSO ideal.
Tamaño y recursos del equipo de la PSO
Una Organización de Servicios Profesionales (PSO) puede variar significativamente en tamaño, ya sea que trabaje con el equipo de su proveedor o con una empresa externa. Para proyectos complejos como la implementación del LIMS, es mejor contar con un equipo más grande porque tiene más consultores y especialistas en espera y puede escalar con mayor rapidez. Esta capacidad es muy beneficiosa para las implementaciones globales de LIMS, ya que los equipos más grandes pueden ofrecer un soporte más confiable y acceder a más recursos de respaldo en caso de que los miembros del equipo no estén disponibles o necesiten experiencia adicional. Además, los equipos más grandes pueden reasignar recursos rápidamente, lo que garantiza la continuidad del proyecto y minimiza los posibles retrasos.
Cuando se trata de formar un equipo de una PSO, es preferible contar con un equipo grande. Las entidades proveedoras suelen mantener equipos con 500 o más miembros, una escala que normalmente solo se encuentra en las organizaciones de servicios profesionales de proveedores. Además de las ventajas mencionadas, los equipos de este tamaño cuentan con los recursos y el personal necesarios para comenzar la implementación de inmediato y finalizarla en menos tiempo. Su equipo podrá beneficiarse del aumento de la productividad, mayores beneficios y una reducción del tiempo de comercialización en menos tiempo, lo que resultará en un mayor retorno de la inversión (ROI).
Los equipos más grandes también cuentan con amplios recursos y experiencia, lo que les permite manejar proyectos urgentes y operar en múltiples ubicaciones globales al mismo tiempo. De este modo, aseguran implementaciones impecables que cumplen con plazos ajustados.
Muchos equipos de una PSO más pequeños carecen de los recursos necesarios para cumplir con las expectativas globales. Es posible que no cuenten con suficiente personal para manejar su cronograma o que les falte experiencia y otros recursos esenciales. Algunos equipos tienen menos de 20 miembros, lo que dificulta la implementación efectiva del LIMS en varios sitios a la vez. Incluso si cumplen con el requisito mínimo de personal, el margen de error es reducido, ya que exigen mucho a su equipo, lo que conlleva el riesgo de retrasos significativos si algún miembro se enferma o no está disponible.
Capacidad global
Al implementar un LIMS a nivel mundial, es necesario contar con un equipo que esté familiarizado con las necesidades lingüísticas, comerciales y de laboratorio de cada región. Las PSO con presencia internacional tienen equipos locales en la misma zona horaria, que hablan los idiomas locales y trabajan en el mismo horario comercial. Puede asegurar una comunicación precisa, minimizar los errores de traducción y recibir respuestas a las consultas en el mismo día hábil. Las tareas menores se pueden completar más rápido, lo que puede acelerar significativamente la implementación.
A diferencia de las PSO globales, las PSO de los LIMS de terceros suelen tener su sede en un solo país. ste enfoque puede retrasar una implementación global del LIMS, debido a la limitación de recursos y a la necesidad de configurar un sitio a la vez. Su organización no dispondrá de la experiencia cultural y empresarial local, lo que puede derivar en retrasos o errores.
Además, pueden producirse retrasos significativos cuando un equipo de una PSO se encuentra en una zona horaria diferente a la del lugar de instalación. Si surge un problema, el equipo externo puede tardar hasta dos días hábiles en notificarlo y otros dos días hábiles en responder. Esta barrera de comunicación puede extender las implementaciones hasta cuatro veces el plazo previsto.
Experiencia en el dominio y diversos conjuntos de habilidades
Los grandes equipos de proveedores tienen la capacidad de atraer talento de alta calidad con una educación y experiencia superior. Como resultado, tienen mayor exposición a diversas condiciones, desafíos y situaciones únicas relacionadas con industrias específicas, cumplimiento normativo, estructuras organizativas y otras necesidades específicas del cliente.
Gracias a su conocimiento más profundo del producto y una capacitación exclusiva, los equipos de proveedores pueden resolver problemas nuevos y personalizados que requieren un pensamiento innovador, lo que supera ampliamente lo que puede lograr un equipo de una PSO de terceros. Su vasta experiencia les permite aportar conocimientos especializados de la industria y mejorar el éxito de su organización de forma significativa.
Las PSO de proveedores también cuentan con equipos diversos y con experiencia en proyectos similares, lo que les permite implementar su LIMS de manera fluida y optimizar su cronograma para lograr la máxima eficiencia y rentabilidad. Sus certificaciones, que generalmente se renuevan cada 6 o 12 meses, les permiten mantenerse al día con los cambios constantes en la industria de los LIMS.
Las PSO de terceros carecen de este conocimiento más actualizado, crucial para abordar circunstancias únicas, desafíos específicos de la industria, problemas de cumplimiento normativo, necesidades de personalización, situaciones de integración únicas, complejidad en la migración de datos y otras situaciones especializadas.
Aunque se podría argumentar que algunos empleados de los grupos de las PSO de terceros comenzaron en el proveedor al que prestan servicio, el conocimiento del producto por parte de un profesional de una PSO puede desactualizarse en tan solo seis meses. Es posible que los equipos de terceros deban retrasar la implementación, ya que enfrentan dificultades para aprender a solucionar problemas nuevos o únicos.
Acceso directo
Cuando se trabaja con el equipo de una PSO de un proveedor, se establece contacto directo con los miembros del equipo de gestión y desarrollo de productos, así como con la hoja de ruta del producto y otros recursos clave dentro de la organización del proveedor. La comunicación fluida con estos equipos internos facilita la resolución rápida de problemas técnicos complejos y lo mantiene informado sobre las próximas funciones y actualizaciones. Estas conexiones, que no están disponibles para una PSO de terceros u otras personas externas, son invaluables en la planificación a largo plazo, lo que garantiza que su plataforma permanezca alineada con los desarrollos futuros.
Además, al trabajar con el equipo de la PSO del proveedor, su organización tiene influencia en la hoja de ruta futura del producto. En caso de que su organización desee introducir cambios en el software, la PSO puede llevar su sugerencia directamente a los equipos de administración y desarrollo del producto.
Los equipos de las PSO de terceros a menudo no mantienen una relación estrecha con los departamentos internos del proveedor de LIMS. Esta falta de conexión puede restringir el acceso a información esencial y complicar las solicitudes de personalización del software, lo que podría obstaculizar la planificación a largo plazo.
Soporte del LIMS posterior a la implementación
La colaboración con el equipo de una PSO del proveedor después de la puesta en marcha garantiza una transición suave al soporte postimplementación. Si surgen problemas, se requieren actualizaciones o cambios según las necesidades evolutivas, los equipos expertos estarán listos para resolverlos. Reincorporar al equipo de la PSO es un proceso simple, ya que priorizarán mantener la productividad operativa y los beneficios mediante soluciones alternativas que permitan continuar usando el LIMS mientras se implementan los cambios o actualizaciones necesarios.
Los equipos de las PSO de terceros no pueden proporcionar un soporte de asociación a largo plazo de la misma calidad. Les falta el control, el conocimiento y la experiencia que proporcionan los equipos internos de los proveedores. También es muy difícil, e incluso imposible en muchos casos, que una PSO externa sugiera o solicite cambios en el producto de un proveedor.
Otro factor importante es el tiempo de transición necesario al pasar de una PSO de terceros a un soporte directo del proveedor. En algunos casos, la transición con equipos de terceros puede demorar hasta un año o más, incluso para proyectos pequeños, lo que retrasa el acceso al soporte.
Si la implementación de su LIMS no se desarrolla según lo planeado, existe el riesgo de no obtener soporte a tiempo, lo que podría afectar las operaciones de su negocio. Si se presentan problemas antes o después de la puesta en marcha que requieran personal más especializado, un equipo externo podría necesitar más tiempo para aprender y solucionar los problemas. Como alternativa, puede optar por volver a recurrir al equipo de la PSO del proveedor, que le cobrará nuevamente por resolver sus problemas.
Trabajo en equipo y responsabilidad
La colaboración con un equipo de la PSO de un proveedor asegura una integración fluida entre los servicios y el producto, lo que elimina cualquier brecha. De esta manera, no solo alinea la inversión de su organización con la participación activa del equipo de la PSO en el éxito de la implementación, sino que también responsabiliza e involucra al proveedor en el éxito de su software.
En caso necesario, el proveedor está comprometido a dedicar todos los recursos necesarios al trabajar con su equipo de la PSO. También se beneficia de la resolución integral de problemas, la comprensión completa y la planificación anticipada. Este enfoque adelanta el cronograma y garantiza que su organización trabaje con máxima eficiencia y obtenga los mejores resultados.
Si su organización decide colaborar con un equipo de la PSO de terceros, la relación probablemente será más transaccional. Esta situación puede restringir el acceso al compromiso directo y a los recursos del proveedor del producto, lo que ocasiona tiempos de respuesta más lentos, recursos limitados y una falta de influencia en el desarrollo y mejora del producto. Estas limitaciones no solo impactan el proceso de implementación, sino que pueden extenderse durante toda la vida útil de su compra, lo que podría reducir la productividad y los beneficios.
Cómo tomar decisiones informadas sobre la implementación de un LIMS
Aunque los equipos de una PSO de terceros para LIMS presumen tener una ventaja de precios sobre los equipos de los proveedores, los "ahorros" podrían salir caros a largo plazo. Su organización podría perder muchos beneficios importantes que garantizarían que sus necesidades se aborden correctamente durante la implementación.
Estudie detenidamente los criterios expuestos en este artículo para asegurarse de tomar una decisión informada.
¿Necesita más orientación sobre cómo seleccionar el equipo de una Organización de Servicios Profesionales (SPO)? Consulte las partes 1 y 2 de esta serie o contáctenos hoy mismo.
