Se encuentra en proceso de implementación de un sistema de gestión de información de laboratorio (LIMS) y todo parece transcurrir sin inconvenientes. De repente, surge un desvío en el proceso.
¿A qué se dedica?
En esta publicación, responderemos a esa pregunta mediante el abordaje de algunos problemas de implementación de LIMS; asimismo, nos ocuparemos de un plan de corrección estándar para atender dichos problemas. También lo guiaremos a través del proceso de realizar un análisis de causa raíz para un problema difícil de resolver.
Problemas comunes de implementación de LIMS y cómo solucionarlos
Desafíos de resistencia al cambio
El cambio es difícil, en especial para aquellos que no participan en el proceso de toma de decisiones. La resistencia a un cambio puede provenir de expectativas desalineadas o de la falta de conformidad con los nuevos sistemas. La implementación de estrategias efectivas de gestión del cambio antes y durante la implementación de LIMS puede mitigar esta resistencia. Estas son algunas estrategias a modo de sugerencia:
- Comunicación de beneficios: explique con claridad los beneficios de LIMS y las razones del cambio tanto a las partes interesadas como a los usuarios finales. Aclare los objetivos, los requisitos y los plazos y discútalos con todos para mitigar la resistencia.
- Alineación de estrategias: asegúrese de que sus estrategias internas de gestión del cambio se alineen con el plan de implementación de su proveedor para evitar la desalineación de las expectativas.
- Provisión de actualizaciones periódicas y notificación inmediata a las partes interesadas sobre los cambios.
Problemas de integración
La integración de un nuevo LIMS con sus instrumentos de laboratorio, aplicaciones de software y sistemas de terceros existentes puede provocar problemas tanto de sincronización de datos como de interoperabilidad. Para superar estos desafíos:
- identifique los requisitos de integración y las dependencias en las primeras etapas del ciclo de vida del proyecto;
- trabaje con grupos de soporte de instrumentos de terceros y equipos de TI según sea necesario;
- realice pruebas exhaustivas y validación de las integraciones para garantizar un intercambio de datos y una interoperabilidad sin problemas.
Limitaciones de recursos
Las limitaciones de recursos son una realidad en los negocios. Téngalo en cuenta y:
- priorice las tareas del proyecto para asignar recursos a las necesidades esenciales;
- identifique las áreas en las que puede reasignar fondos y adquirir recursos adicionales;
- comunique las limitaciones de recursos y los ajustes a las partes interesadas para gestionar las expectativas.
Necesidades de capacitación
Una de las principales causas de los fallos posteriores a la puesta en marcha y de los indicadores de rendimiento rezagados es la capacitación y el soporte inadecuados a los usuarios finales sobre cómo utilizar el nuevo sistema. Para evitar problemas mucho antes de la fecha de puesta en marcha:
- evalúe los requisitos de capacitación de los usuarios finales y desarrolle una capacitación personalizada adaptada a los diferentes roles de los usuarios y niveles de habilidad;
- proporcione apoyo y recursos continuos para abordar las necesidades y las consultas.
Arrastramiento del alcance
La expansión gradual del alcance de un proyecto puede resultar en una mayor complejidad, extensiones de cronograma y excesos de presupuesto. A continuación se muestran formas eficaces de controlar el arrastramiento del alcance:
- establezca procesos de control de cambios para evaluar, aprobar y gestionar los cambios de alcance en forma eficaz;
- evalúe los cambios en los plazos, los recursos y el presupuesto del proyecto;
- priorice los cambios en función de su importancia para las metas y los objetivos del proyecto.
Problemas técnicos
Para prevenir y abordar los problemas, su equipo debe hacer lo siguiente:
- Establecer una relación con su proveedor de LIMS antes de necesitar soporte. Eso puede ayudar con asistencia rápida en el diagnóstico y resolución de problemas futuros.
- Participar en conferencias con clientes. La conferencia anual CTEC de LabVantage brinda a los clientes la oportunidad de desarrollar relaciones con representantes de soporte y recibir capacitación en nuevas funciones.
Problemas de soporte del proveedor
Un problema frecuente al implementar un LIMS es el soporte limitado o ineficaz por parte de su proveedor de LIMS. Los retrasos en el tiempo de respuesta conducen a la frustración y a problemas no resueltos. Medidas que puede implementar.
- Actitud proactiva: desarrolle una relación sólida con el proveedor y solicite una persona de contacto designada de su equipo de soporte para que trabaje con su equipo de implementación.
- Aceptación segura: en los plazos y los entregables para aumentar el compromiso de los proveedores de resolver los problemas con celeridad.
- Documentación de las comunicaciones: lleve un registro de las comunicaciones con su proveedor y realice un seguimiento del progreso respecto de la resolución de problemas.
Desafíos de cumplimiento
El software LIMS, en sí mismo, no cumple con (o incumple) los estándares regulatorios. El cumplimiento depende de cómo lo utilice el comprador del software, lo que determina las regulaciones aplicables. La seguridad en el cumplimiento es un proceso en desarrollo permanente durante la implementación y el uso continuo. Sea proactivo al aprender qué requisitos tener en cuenta. Cumpla con los requisitos y documente sus prácticas al detalle.
Esta es una lista variada de problemas con un denominador común: la comunicación. Si todos los actores clave se comunican entre sí sobre los cambios y problemas inherentes al proyecto, aumentan las posibilidades de una implementación sin problemas. Parece sencillo pero, históricamente, ha sido un desafío. La implementación de protocolos y herramientas de comunicación, al tiempo que se modela la apertura y la transparencia, será de gran ayuda.
Cómo abordar problemas únicos
A menudo, LIMS se configura para adaptarse a las necesidades específicas de su laboratorio. Como resultado, es posible que encuentre problemas únicos que no se enumeraron con anterioridad.
En esta sección se ofrece un plan de corrección estructurado para que el equipo interno de la organización y el equipo del proveedor lo usen al abordar problemas únicos y comunes.
- Identificación de problemas y evaluación de impacto: identifique y defina en forma clara el problema único. Recopile los datos pertinentes, incluidos los sistemas o procesos afectados, así como también el contexto relevante. Evalúe los riesgos potenciales, las pérdidas de productividad, el impacto en el cumplimiento normativo y priorice los problemas para su resolución.
- Análisis de causa raíz: utiliza técnicas como los 5 porqués para determinar la causa raíz de su problema. Involucre a las partes interesadas, a los expertos en la materia y a los recursos técnicos relevantes, según sea necesario. Consulte a continuación los pasos de un análisis de causa raíz.
- Desarrollo y priorización de las opciones de corrección: aporte ideas y priorice posibles soluciones o acciones correctivas para abordar la causa (o causas) raíz del problema. Considere factores como la viabilidad, la rentabilidad y el impacto en los sistemas o procesos existentes. Evalúe cada opción y elija la solución o soluciones más adecuadas.
- Creación de un plan de acción detallado: asigne responsabilidades para cada elemento de acción a individuos o equipos y establezca cronogramas y plazos claros para su consecución.
- Asignación de recursos: identifique y asigne los recursos necesarios, incluidos el personal, la experiencia, las herramientas y la tecnología.
- Comunicación con el equipo: comunique el plan a las personas afectadas de forma clara. Proporcione actualizaciones sobre el estado del problema, las acciones de corrección propuestas y el cronograma esperado para la resolución. Ocúpese de cualquier inquietud o pregunta que puedan tener los miembros del equipo.
- Implementación del plan de corrección: ejecute el plan de acuerdo con el cronograma establecido y los pasos a seguir. Supervise de cerca el progreso y aborde cualquier obstáculo o desafío que surja durante la implementación. Mantenga informadas a las personas afectadas sobre el progreso y cualquier cambio en el plan.
- Prueba, validación y monitoreo: pruebe las soluciones implementadas para asegurarse de que resuelven el problema sin consecuencias imprevistas. Supervise y realice un seguimiento de los indicadores clave de rendimiento para medir el progreso y verifique que el problema se resuelva. Haga un seguimiento de las personas afectadas para garantizar su satisfacción y ocúpese de cualquier inquietud pendiente.
- Documentación y revisión: documente todas las acciones realizadas durante el proceso de corrección, lo que incluye la identificación de problemas, el análisis de la causa raíz, las acciones de corrección y los resultados. Revise la eficacia del plan de corrección en forma periódica y ajústelo, según sea necesario.
Cómo realizar un análisis de causa raíz (como se menciona en el punto 2 que antecede)
Es esencial identificar la(s) causa(s) raíz del problema para encontrar soluciones efectivas.
- Definición del problema: articule con claridad el problema sometido a investigación. Sea específico sobre los síntomas, el impacto y cualquier contexto relevante, como por ejemplo, saber si se trata de un problema previo.
- Recopilación de información: recopile datos relacionados con el problema. Esto puede incluir informes de incidentes, registros, documentación, entrevistas con las partes interesadas y observaciones del problema sometido a consideración.
- Identificación y reducción de las posibles causas: aporte y comparta ideas sobre los posibles factores que pueden haber contribuido al problema. Utilice técnicas como el análisis visual de causa y efecto para explorar los diversos aspectos y las perspectivas del problema.
- Investigación y validación de las causas raíz: profundice en cada causa potencial para determinar su causa o causas subyacentes. Pregunte varias veces "por qué" para indagar en mayor profundidad en la causalidad hasta llegar a la causa raíz. Consulte con expertos en la materia de su parte o con las partes interesadas para confirmar sus hallazgos.
- Desarrollo e implementación de soluciones: aporte y comparta ideas y evalúe posibles soluciones o acciones correctivas. Considere la viabilidad, la eficacia y las posibles consecuencias imprevistas. Lleve a cabo implementaciones y evaluaciones.
- Monitoreo y evaluación: realice un seguimiento de la eficacia de sus soluciones implantadas a lo largo del tiempo. Supervise los indicadores clave de rendimiento para evaluar si el problema se resolvió de manera efectiva.
- Documentación y comunicación de los resultados: comparta los resultados de su análisis de causa raíz y los resultados de la implementación con las partes interesadas relevantes, incluidos los usuarios involucrados y afectados. Proporcione una comunicación clara y transparente.
- Revisión y aprendizaje: realice una revisión posterior al análisis para identificar las lecciones aprendidas. Utilice esta retroalimentación para mejorar los esfuerzos futuros de resolución de problemas y evitar que se repitan problemas similares.
Solución de problemas con confianza
Ya sea que esté atravesando por un problema común, lidiando con un desafío único o luchando por identificar la causa raíz, esta guía completa lo ayudará a atravesar y resolver los problemas de implementación de LIMS de manera efectiva.
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