Imagine que está construyendo una casa personalizada. Si trabaja en el negocio de la construcción residencial, es posible que entienda lo que esto implica. Sin embargo, es poco probable que tenga un conocimiento profundo de todas las habilidades necesarias para completar el trabajo, las que incluyen los cimientos, la plomería, la electricidad, HVAC, los techos, el diseño de interiores, etc.
La mayoría de la gente carece de este tipo de conocimiento. Incluso si lo tienen, es probable que confíen en una de las siguientes opciones: la utilización de una empresa de construcción recomendada por el arquitecto que diseñó la casa o la contratación de un contratista general.
La puesta en marcha con éxito de un sistema de gestión de información de laboratorio (LIMS) es similar a la construcción de una casa personalizada. Es un proceso complicado que requiere especialistas en muchas disciplinas diferentes. Al igual que con nuestro ejemplo sobre la construcción de viviendas, tiene dos opciones si no quiere hacerlo usted mismo: la utilización del equipo de organización de servicios profesionales (PSO) de su proveedor de LIMS o la contratación de un PSO externo.
En el próximo artículo de nuestra serie de PSO, analizaremos los pros y los contras de cada una de estas dos opciones.
¿Cuál es el tipo adecuado de socio de PSO para su organización?
En la Parte 1 de esta serie, analizamos qué son las PSO y cómo estos equipos de expertos pueden aportar beneficios significativos a cualquier implementación de LIMS. Una vez que haya decidido utilizar un equipo de la PSO, se enfrentará a la encrucijada de elegir entre un PSO de terceros o el equipo interno de su proveedor de LIMS.
Son muchos los factores que pueden afectar a la cotización de los servicios de PSO, en particular, las necesidades únicas de su organización a la hora de configurar la implementación. Esto puede incluir, entre otros, la integración con otro software o instrumentos especializados, la documentación de cumplimiento, las pruebas de validación, la optimización del análisis de procedimientos, el soporte de capacitación y más.
Seamos francos acerca de la única ventaja clave que tienen las organizaciones de PSO de terceros en estas negociaciones: es probable que su cotización inicial sea más económica que la que obtendrá del equipo de su proveedor de LIMS. Si bien puede ser muy tentador para los equipos de compras con presupuesto limitado optar por un precio más asequible, es crucial comprender que esta diferencia de costos conlleva ciertas contingencias, además de algunos riesgos potencialmente significativos.
Es fácil pasar por alto el valor significativamente superior que puede ofrecer el equipo de la PSO de su proveedor. La diferencia entre un PSO de terceros y un socio proveedor puede significar con facilidad la diferencia entre una buena implementación o una implementación perfecta que minimice muchos obstáculos potenciales.
Cómo sentar una base sólida para la implementación del LIMS
Volvamos por un momento a nuestra analogía sobre la construcción de viviendas. Puede elegir entre el equipo exclusivo de diseño y construcción recomendado por el arquitecto o un contratista general.
Si bien ambas opciones pueden resultar en la consecución del trabajo, el equipo del arquitecto ofrece un enfoque especializado que está alineado con la visión de su arquitecto, lo que garantiza una construcción impecable que ofrece los resultados precisos que desea. Aunque un contratista general puede prometer, inicialmente, un costo más bajo, carece de una relación de trabajo cercana con el arquitecto, lo que resulta en un producto final menos especializado que puede no alinearse completamente con la visión inicial.
Del mismo modo, cuando compra un LIMS, tiene expectativas muy específicas sobre cómo se implementará. La elección del equipo de la PSO de su proveedor garantiza la realización de esta visión, ya que tienen acceso directo a los equipos de gestión y desarrollo de productos y a la hoja de ruta del producto. Son directamente responsables ante su proveedor y ofrecerán otros beneficios exclusivos.
Aunque los equipos de PSO de terceros pueden ser competentes con el LIMS, carecen de la profundidad de conocimiento que el equipo de su proveedor puede proporcionar. No crearon el software, no tienen acceso directo a los miembros internos del equipo y es posible que no puedan igualar los conocimientos detallados proporcionados por el propio equipo de la PSO de su proveedor.
¿Por qué vale la pena pagar el costo adicional de los equipos de PSO de proveedores?
Si bien es posible que su PSO de proveedor pueda ser, en principio, costoso, la experiencia suele mostrar que se trata de una inversión en lugar de un gasto ya que, además, ofrece un valor adicional significativo. Es probable que ahorre dinero a largo plazo (y posiblemente también a corto plazo).
Profundicemos en los detalles.
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Conocimiento profundo del producto
Al colaborar con el equipo de su proveedor, recurre a un grupo especializado que está íntimamente familiarizado con el software. Están entre los primeros en estar informados sobre actualizaciones y características, lo que proporciona información valiosa y le permite aprovechar los últimos avances. También tienen acceso directo a desarrolladores y expertos, lo que facilita la resolución rápida de problemas y la alineación óptima con sus requisitos.
Los equipos de terceros no pueden igualar esta familiaridad. Esto puede conducir a una implementación de LIMS menos eficiente porque requieren más tiempo para comprender los matices específicos del producto; asimismo, es posible que no cuenten con suficiente información acerca de las actualizaciones y las nuevas funciones. La comunicación y la resolución de problemas pueden verse obstaculizadas porque no tienen acceso directo a los expertos detrás del software LIMS, y es posible que no obtenga una alineación precisa con sus requisitos.
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Soporte postimplementación sin problemas
Al colaborar con un equipo de proveedores, puede esperar una transición instantánea y sin problemas del PSO al soporte postimplementación. Ante la necesidad de resolución de problemas, actualizaciones o reconfiguración, un equipo del proveedor estará listo para ocuparse del asunto. También puede volver a contratar al equipo de PSO en cualquier momento si sus necesidades cambian, con la seguridad de que priorizarán su productividad y ganancias mientras trabajan en los cambios o actualizaciones que necesita.
Con algunos equipos de terceros, el período de transición puede demorar hasta 90 días o incluso más, lo que retrasa su acceso al soporte. Si su implementación de LIMS no resulta según lo planeado, esto podría dañar sus operaciones comerciales.
Además, si surge algún problema antes o después de la puesta en marcha, un equipo de PSO de terceros puede necesitar más tiempo para aprender y resolver los problemas, lo que pone en riesgo tanto su productividad como sus ganancias. Es posible que incluso tenga que recurrir al equipo de PSO del proveedor y que tenga que volver a pagar.
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Responsabilidad de los proveedores
Cuando trabaja con el equipo de PSO de su proveedor, la organización, en su conjunto, espera que el software sea exitoso y quiere asegurarse de que esté configurado para cumplir con sus requisitos específicos. La participación de varios equipos dentro de la misma organización también mejora la mano de obra, lo que lleva a un enfoque más exhaustivo y a una mayor dedicación a su satisfacción. El acceso directo al equipo de soporte del proveedor también garantiza una asistencia oportuna, además de actualizaciones y mejoras expeditas para que su sistema se mantenga actualizado conforme los estándares de la industria.
Las PSO de terceros harán todo lo posible para apoyarlo durante la implementación, pero no tienen una participación en el producto en sí. También pueden tener dificultades para mantenerse alineadas con los objetivos, las estrategias y las actualizaciones de productos de su proveedor.
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Acceso directo
El software LIMS se actualiza en forma constante, lo que exige educación y capacitación continuas. Aunque muchos miembros de los equipos de PSO de terceros a menudo provienen de proveedores de LIMS, su conocimiento del producto de su antiguo empleador puede quedar obsoleto con rapidez, incluso seis meses o un año después de dejar la empresa.
El acceso directo del que disfruta el equipo de PSO de su proveedor les permite informarle con rapidez sobre las próximas funciones y actualizaciones. La comunicación fluida con los equipos internos facilita un rápida resolución de problemas técnicos complejos durante la implementación y también es invaluable a la hora de garantizar una planificación exitosa a largo plazo.
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Documentación completa
Los equipos de proveedores le proporcionan documentación detallada que agiliza la implementación y contribuye al éxito a largo plazo de su LIMS. Además, las PSO de proveedores suelen ofrecer servicios de validación interna para ayudarle a demostrar el cumplimiento de las normas y los reglamentos de su sector.
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Menos posibilidades de fracaso
El equipo de PSO de su proveedor tendrá los recursos y la experiencia necesarios para garantizar una correcta implementación de su LIMS. El hecho de trabajar con un equipo externo sin esta experiencia aumenta significativamente el riesgo de fracaso. Si necesita buscar una solución por parte del proveedor de LIMS, esto puede aumentar sus costos hasta en un 30 por ciento.
Consideración del costo total
Vale la pena considerar las ventajas significativas del equipo de PSO de un proveedor, en especial cuando ya ha gastado cientos de miles de dólares en un sistema de software.
Si su organización tiene un presupuesto ajustado y su único objetivo es lograr que el LIMS funcione, entonces un equipo de PSO de LIMS de terceros puede ser la mejor opción. Sin embargo, si está buscando una implementación de LIMS perfecta que se alinee a la perfección con su visión y no tenga efectos adversos en las operaciones o ganancias de su empresa, desde la compra y durante la vida útil de su LIMS, trabajar con el equipo de PSO de un proveedor de LIMS demostrará ser una mejor opción.
En la parte 3 de esta serie, hablaremos de lo que hay que tener en cuenta a la hora de seleccionar un equipo de PSO.
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