¿Está considerando la implementación de múltiples sitios en LIMS?

La buena ciencia depende de la colaboración, y la colaboración depende de la comunicación. Existen oportunidades para mejorar la forma en que los diferentes laboratorios trabajan juntos aprovechando un Sistema de Gestión de Información de Laboratorio (LIMS). Pero tal vez sus equipos estén repartidos en dos sitios, o incluso 200. ¿Puede un solo LIMS satisfacer todas sus necesidades?

Algunos de los mismos atributos que han hecho que los LIMS sean tan útiles en un solo sitio, como permitir que diferentes equipos conviertan los datos centralizados en información valiosa, también lo hacen ideal para la implementación en varios sitios.

La implementación multisitio se ha convertido en una necesidad crucial para muchas organizaciones que buscan implementar LIMS a nivel mundial. Pero la implementación de un LIMS con capacidades multisitio requiere una planificación cuidadosa, una implementación reflexiva y un soporte continuo. Estas son algunas consideraciones que le ayudarán a establecer un plan detallado que admita un LIMS global para la gestión de laboratorios en múltiples ubicaciones y, a continuación, se ejecute en colaboración con un proveedor líder de plataformas LIMS como LabVantage.

Planeación de la implementación multisitio

El éxito de la implementación multisitio requiere preparación para sincronizar los datos, mantener la coherencia y mantener los estándares de seguridad, de modo que los usuarios tengan una experiencia controlada y coherente independientemente de dónde accedan al LIMS.

Con una planificación cuidadosa, muchos de estos elementos se pueden completar o al menos iniciar incluso antes de interactuar con LabVantage.

Ciertos elementos de la planificación son universales, ya sea que se apliquen a un solo sitio o a múltiples ubicaciones. Para obtener ideas adicionales, consulte Cómo prepararse para un nuevo LIMS: Un plan de preparación para la implementación de LIMS.

Hay cinco piezas importantes en cualquier plan para la implementación multisitio:

1. Armonizar los procesos: trabajar en varios sitios requerirá estandarización para reducir el riesgo de problemas como la funcionalidad o las desviaciones de la implementación. Esto incluye la armonización de la documentación, como los procedimientos operativos estándar (SOP), los informes y las instrucciones de trabajo. Los requisitos, el etiquetado y las convenciones de nomenclatura deben ser coherentes. Es esencial que los instrumentos y sistemas relevantes puedan interactuar sin problemas. La seguridad debe ser uniforme, y este es también el momento de desarrollar un plan de validación y verificación.

   a) Las partes interesadas clave, incluida la dirección y los patrocinadores, se encargarán de la supervisión global. Esto incluye la revisión de la nueva funcionalidad, los cambios, el impacto, el presupuesto y los plazos, y la asignación de los recursos necesarios.

2. Reunir grupos de recursos clave: la preparación exhaustiva requerirá participantes de cada sitio, que puedan identificar los recursos y coordinarse con el resto de la organización. Cada sitio debe estar representado por al menos una persona en cada uno de los siguientes grupos:
   1. el Equipo de Armonización, que supervisa la labor mencionada
   2. El equipo de administración del sistema, con miembros que se encargarán de habilitar y administrar el acceso de los usuarios en cada sitio
   3. El equipo de administradores de datos maestros, que desarrollará los procesos necesarios relacionados con la creación y el uso de datos maestros.

Se necesitan otros dos equipos clave, aunque es posible que no requieran la participación del personal de cada sitio:

1. 1. el equipo de validación, que debe tener en cuenta los requisitos locales específicos y revisar los casos de uso para garantizar una amplia funcionalidad a medida que desarrolla su metodología;
   2. El equipo de gestión de cambios, incluidos los administradores de sistemas y/o laboratorios, que diseñará e implementará un proceso formal para evaluar y aprobar todos y cada uno de los cambios antes de que se implementen globalmente, así como un proceso de soporte escalonado para su uso una vez que se complete la implementación en múltiples sitios.

1. Preparar los datos maestros: antes de que se puedan crear los datos maestros, el equipo de datos maestros tendrá que crear un consenso sobre cómo deben ser. Esto incluye la estandarización de las convenciones de nomenclatura, la revisión de los SOP, la priorización de los datos maestros que se deben crear y cuándo se pondrán en marcha, el desarrollo de plazos para la creación de datos maestros y la determinación de quién o qué sitio debe tener acceso a objetos específicos. El equipo también debe identificar quién es responsable de recopilar y crear objetos comunes, así como quién evaluará el volumen de datos.
2. Identificar y preparar las ubicaciones relevantes: esta revisión debe diseñarse para aclarar el tipo de transformación que se requerirá y en qué sitios.

¿Está listo para implementar su implementación multisitio en LIMS?

Lo has planeado. Has interactuado con tu proveedor de LIMS. Has consultado lo que necesitas saber a la hora de planificar una implementación exitosa de LIMS. Su implementación global de LIMS está casi lista, pero primero, se deben tomar algunas decisiones.

La decisión más crítica para la implementación de múltiples sitios es si se debe proceder en etapas, por sitio, función o departamento, o si todos los sitios se ponen en marcha simultáneamente. Esta elección tendrá un impacto en múltiples factores, como la verificación, la validación y las estrategias de control de cambios adaptadas a los requisitos de los sitios individuales. Del mismo modo, será necesario decidir si todos los productos se promocionan desde un sitio a la vez o de forma más selectiva.

Para la implementación, se deben tomar decisiones finales sobre cómo se deben promover los datos maestros, incluidos los datos maestros específicos del sitio, entre entornos y cómo se validarán. Se debe establecer la revisión y aprobación por aseguramiento de la calidad o control de calidad, así como cualquier verificación, validación o prueba que se realice.

Además, se debe seleccionar al personal para implementar el LIMS en todos los sitios globales. Al menos una persona en cada sitio debe realizar la familiarización y la capacitación del administrador, que proporciona LabVantage. Alguien en cada sitio deberá revisar y aprobar la especificación de requisitos funcionales, así como los requisitos individuales para las necesidades locales del sitio. Estos requisitos se pueden compartir con el proveedor de LIMS en talleres especializados.

Las pruebas de funcionalidad, la planificación de la validación y la creación de scripts de prueba también serán realizadas por el personal de cada sitio. Alguien en el sitio proporcionará los requisitos para que los instrumentos y sistemas locales interactúen y se integren con el LIMS.

Finalmente, en cada sitio, se debe preparar a varios miembros del personal para crear datos maestros.

Gire la tecla LIMS

Después de mucha planificación, preparación e implementación de recursos, su LIMS ahora está listo para respaldar la optimización de entornos de múltiples laboratorios. Esto abre nuevas posibilidades a través de una mayor eficiencia y productividad, y posiciona su LIMS para el futuro con escalabilidad y adaptabilidad para todas las necesidades de los usuarios.

A través de una integración perfecta, un sistema de laboratorio todo en uno puede ser una herramienta crítica para esta nueva era de ciencia colaborativa. Estas son algunas de las mejores prácticas después de la implementación para aprovechar al máximo su LIMS.

Para comprender cómo el equipo de LabVantage elabora estrategias para implementaciones multisitio, comuníquese con nuestro equipo si tiene alguna pregunta específica sobre las necesidades y desafíos de su laboratorio.