En una publicación reciente, compartimos la perspectiva de un cliente sobre la creación de una lista de verificación de requisitos de LIMS para crear una lista de proveedores de LIMS y, en última instancia, elegir una plataforma. En esta publicación, discutiremos uno de los principales desafíos a los que se enfrentan los gerentes de laboratorio y los equipos de TI al enviar una RFP para un nuevo LIMS: terminología confusa.
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Los compradores de sistemas de gestión de información de laboratorio (LIMS) están inevitablemente expuestos (por parte de los proveedores, ¡hay que admitirlo!) a una sobreabundancia de palabras de moda.
Algunos de ellos son ampliamente conocidos, por ejemplo, configuración frente a personalización. Toda persona razonablemente cuerda en un laboratorio quiere un LIMS que requiera una personalización mínima o nula y que ofrezca una gran flexibilidad en términos de configuraciones.
Las personalizaciones de LIMS pueden ser útiles, pero tienen desventajas bien conocidas. Por lo general, la personalización solo la realiza el proveedor y, a menudo, utiliza lenguajes de codificación que solo conoce el proveedor o los expertos en recursos. Por lo general, estas personalizaciones quedan fuera de los contratos de soporte y mantenimiento del software del proveedor.
Por otro lado, la configuración generalmente significa cambiar los ajustes del sistema y crear datos maestros dentro de la propia aplicación, y puede realizarla el proveedor o un usuario capacitado. Las configuraciones dictan cómo se implementarán los flujos de trabajo; sin embargo, no crean cambios en la programación de la aplicación ni en la estructura de datos que constituyen la compilación del sistema. Lo más importante es que la capacidad de configuración se incluye en los contratos de soporte y mantenimiento del software del proveedor. Las configuraciones permanecen en sus futuras versiones de software y no causarán problemas durante las actualizaciones o parches.
No obstante, más allá de esta distinción entre la personalización (mala palabra) y la configuración (buena palabra), es fundamental que comprenda lo que su proveedor de LIMS realmente proporcionará el día de su puesta en marcha.
Y aquí es donde las palabras de moda y la terminología que mencioné con antelación plantean un desafío.
Para cualquier equipo que esté pasando por el proceso de compra de un LIMS, llegar a una comprensión de las expectativas puede ser difícil debido, en parte, a los diversos términos empleados en las RFP de LIMS. Gran parte de esta terminología suele estar mal definida. Debido a esto, las respuestas a las propuestas de los proveedores pueden ser engañosas, a veces de manera intencionada.
Hay dos áreas temáticas específicas que generalmente son fuente de confusión: capacidades del sistema y listo para usar (OOTB).
Capacidades y habilidades del sistema
Por lo general, las RFP señalarán los requisitos técnicos y de usuario al estipular que el LIMS debe "ser capaz de" o "tener la capacidad de", seguido de una lista de varios requisitos.
Pero, ¿qué significa "capaz de" o "capacidad de"? Cualquiera de los dos supuestos puede entenderse en el sentido de que el sistema "puede ser construido o configurado en algún momento por alguien" para realizar alguna tarea o función. Esto difiere en forma significativa de "el proveedor de LIMS debe hacer esto y ofrecerlo durante el proyecto antes de la puesta en marcha".
Un lenguaje tan impreciso por parte del equipo solicitante puede conducir con facilidad a confusión. De repente, mientras evalúa las RFP de LIMS, ve cuadrículas de requisitos de respuesta marcadas como "Sí" en todas partes. Esto lo lleva a creer que el sistema en cuestión incluirá todas las funcionalidades a las que hacen referencia los requisitos de su equipo, lo que a menudo no es cierto.
Es importante entender que este engaño puede o no ser intencional. [Es posible que el proveedor de LIMS opere desde una comprensión diferente a la descrita.] Pero, por desgracia, el resultado de esta desconexión es que se selecciona un proveedor solo para luego tomar conocimiento de lo siguiente:
- o se pondrá en marcha en el momento previsto;
- necesitará recursos adicionales para realizar este trabajo;
- tendrá que modificar el contrato original de LIMS para que el proveedor de LIMS realice el trabajo;
- gastará mucho más dinero de lo esperado.
Comparaciones de manzanas con manzanas
Hay demasiados ejemplos de requisitos en los que se produce esta falta de claridad. Un ejemplo común, y relativamente básico, involucra las interfaces de instrumentos.
Una indicación de que el sistema "sea capaz o tenga la capacidad de interactuar con numerosos instrumentos GC-MS" puede significar que desea tener la capacidad de construir esas interfaces en algún momento, o que desea que se instalen y funcionen el día en que el sistema se ponga en marcha. Escribir el requisito de esta manera significa que los proveedores pueden optar por asumir que usted tiene la intención de llevar a cabo lo mencionado en primera instancia. A continuación, pueden crear un modelo de precios impresionante, en consecuencia, porque no planean hacer el trabajo como parte del proyecto cotizado.
Tenga en cuenta que es probable que las "capacidades y habilidades" que se proporcionarán más adelante, a diferencia del primer día de uso del sistema, sean cosas que se espera que su personal construya y configure. Si bien esto puede ahorrarle dinero superficialmente en el papel, no se equivoque: la utilización de sus recursos para hacer que ocurran esos cambios restará valor a la capacidad de su equipo para cumplir con las responsabilidades laborales normales. Es probable que la configuración final también sea ineficiente debido a su mínimo conocimiento práctico del sistema y no satisfaga las necesidades que especificó desde el principio.
LIMS "listo para usar"
Esta frase se usa a menudo en las RFP sin explicación. Dos lecturas comunes de la frase son:
- Funciones que obtiene cuando se instala el LIMS, sin ninguna configuración específica para su operación.
- Funciones que obtiene cuando se instala el LIMS, con configuraciones específicas para su operación agregadas por el proveedor.
Es universalmente aceptado que "OOTB" significa funcionalidades que se obtienen sin ninguna personalización. Debido a la falta de aclaraciones iniciales en la RFP, la cantidad de configuración que se necesita (o se incluye) a menudo está abierta a la interpretación. Los proveedores de LIMS responderán de acuerdo con la forma en que lean la pregunta. Es posible que usted, el cliente, no reciba una respuesta de manzanas con manzanas para comparar, y puede ser difícil entender lo que recibirá como parte de su proyecto.
Deberá asegurarse de que cualquier proveedor que use "OOTB" le diga con precisión lo que quiere decir con él. Deben proporcionar claridad sobre lo que se instalará y estará listo para usar el día en que su sistema se ponga en marcha, además de lo que ocurrirá en una fecha futura.
Cómo especificar los términos de los requisitos de LIMS
Estos son los términos relevantes que debe garantizar que se aborden con claridad en su RFP.
Independientemente del papel que desempeñe en el proceso de compra, usted y su equipo deben comprender en forma clara lo que dice cada proveedor de LIMS cuando envía una respuesta a su RFP. Es imperativo que tenga claridad sobre si cada elemento de su lista de verificación de RFP es una funcionalidad que su sistema de verdad proporcionará en la puesta en marcha.
Nuestro compromiso
LabVantage prefiere un lenguaje claro de RFP para evitar posibles malentendidos. Siempre nos comprometemos a:
- Entrega de una solución integral que proporciona las funcionalidades requeridas en su fecha de puesta en marcha.
- Entrega de una descripción concisa, a través de una respuesta a la solicitud de propuestas o de otro modo, en la que se indique con claridad cuál será la solución del primer día y si hay otras capacidades que se abordarán en una fecha posterior.
- Un precio que sea coherente con el trabajo real que se va a realizar, junto con explicaciones detalladas de ese trabajo en el presupuesto.
Si no recibe este tipo de compromisos de un proveedor de LIMS, es probable que pague mucho más y dedique más tiempo del que esperaba en el momento en que se firmó el contrato.
