(o por qué necesita una tarjeta de puntuación con los requisitos para un LIMS)
La mayoría de los gerentes de laboratorio y científicos entienden por qué querrían contar con un LIMS. Menos obvio para todos es cómo deben llevar a cabo el proceso de identificación de una lista de preseleccionados, la investigación de las plataformas y la selección de un LIMS.
Nos reunimos con una de nuestras clientas y le pedimos que compartiera el proceso que ella utilizó al evaluar las opciones de proveedores de LIMS. Las personas a cargo del área directiva de una fábrica de productos químicos industriales con más de 200 oficinas en todo el mundo les encargaron liderar la empresa a través de la adquisición, la toma de decisiones y el proceso de cambio para una nueva plataforma de informática de laboratorio.
En esta publicación se comparte cómo impulsó con éxito el proceso de selección de un LIMS para múltiples laboratorios en varios continentes, con numerosas partes interesadas y pocos flujos de trabajo o prácticas estandarizadas.
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Lo que se necesita para seleccionar un LIMS
¿Quiere adquirir un LIMS? Elabore una lista de verificación de requisitos o una lista de verificación.
¿Está en proceso de adquirir un LIMS? Use una lista de verificación de requisitos o una tarjeta de puntuación.
¿Está evaluando diferentes proveedores de LIMS? Cree una lista de verificación o una tarjeta de puntuación de requisitos.
Debería estar viendo un patrón en este punto.
Las listas de verificación de requisitos de LIMS son imprescindibles para los equipos de laboratorio que buscan actualizar o elegir un nuevo LIMS. Si bien algunos aspectos del proceso de toma de decisiones pueden ser subjetivos, descubrimos que es bastante revelador cuánto de él es objetivo… y potencialmente cuantificable, o 'puntuable'.
Por lo tanto, antes de seguir leyendo, recuerde esta conclusión clave: necesita una lista de verificación de requisitos de LIMS.
Marca global, ciencia local
Mi empleador era un importante proveedor de productos químicos. Abastecían a las aerolíneas, la industria aeroespacial, la automotriz y muchas otras industrias, con una facturación anual de alrededor de $ 20 mil millones. Teníamos laboratorios repartidos por todo el mundo. Algunos se centraron en la investigación y el desarrollo, mientras que otros se unieron a varios sitios de fabricación, incluidos laboratorios de calidad.
Había planteado la cuestión de las limitaciones en nuestras prácticas de recopilación de datos (que incluían un LIMS heredado que se lanzó casi al mismo tiempo que Volver al futuro llegó por primera vez a las salas de cine). Debido a que la pandemia había anulado los planes de contratar un gestor de cambios calificado para el proceso, me pidieron que liderara el proyecto. Si bien había evaluado demostraciones de LIMS con anterioridad, nunca había encabezado un proceso de selección de principio a fin.
Unificación de la documentación científica
En lo que respecta a la recopilación de datos, éramos una empresa basada en todo. Algunos laboratorios contaban con cuadernos físicos. Otros usaban hojas de cálculo. Había diferentes preferencias entre los científicos, por lo que dos personas en un laboratorio, una junto a la otra, pueden haber estado registrando cosas de maneras muy diferentes. La elección de un LIMS no implicaba cambiar una metodología obsoleta por una nueva. Implicaba cambiar todas las metodologías por un solo método.
El objetivo era centralizar los datos y hacer que fueran extraíbles y reutilizables, al tiempo que se preparaban los laboratorios para el futuro, incluido el uso de la IA o machine learning para automatizar aún más las tareas. No obstante, en esta etapa inicial la centralización de datos era la prioridad número uno, ya que queríamos (y necesitábamos) crear una única fuente de verdad.
Alineación de las partes interesadas respecto de la centralización de datos
Una vez que se me asignó la tarea de guiar la nueva adquisición de un LIMS, me reuní con tantos gerentes de laboratorio, miembros del equipo de TI y personas responsables de la toma de decisiones clave como fue posible. Sin embargo, quizás lo más importante también fue que me reuní con científicos y técnicos de laboratorio, es decir, las personas que iban a interactuar con el LIMS y el ELN. Ellos serían los usuarios críticos del día a día, por lo que la plataforma debía alinearse con sus necesidades y responder a sus inquietudes.
La comprensión de esas necesidades y preocupaciones permitió la creación de una tarjeta de puntuación de requisitos detallada que abordó nuestras necesidades, deseos y prohibiciones colectivas.
Ese fue nuestro primer desafío, ya que, como mencioné anteriormente, no había una "necesidad" única y uniforme. Incluso entre los científicos que utilizaban métodos comunes, como hojas de cálculo, la recopilación de datos era a veces completamente diferente de una persona a otra, incluso dentro del mismo laboratorio o equipo.
Por ejemplo, encontré un solo punto de datos que estaba almacenado en 14 ubicaciones diferentes. ¿Cuáles crees que son las posibilidades de que si hubieras actualizado uno de esos puntos de datos, se hubiera actualizado en los 14 lugares? Este ejemplo hizo que el equipo de gestión se diera cuenta de que necesitábamos una única fuente de verdad (SSOT), que necesitábamos centralización de datos.
¡Más ciencia, por favor!
Algunos de los mayores rechazos a los proyectos de LIMS, al menos al comienzo, provinieron de aquellos que más se habrían beneficiado de él, es decir, los investigadores y los trabajadores del laboratorio. Existía el temor de que la automatización, por ejemplo, de los informes, significara despidos y reducciones de personal. Si una tarea ya no requiriera cinco horas, ¿qué harían, entonces?
En algunas organizaciones, esto podría haber sido una preocupación válida. Nuestra directiva, sin embargo, fue clara: ¡dennos más ciencia! No querían que los equipos perdieran el tiempo al repetir experimentos que habían fracasado en el pasado porque los datos de Excel estaban bloqueados en el escritorio de alguien, por lo que no se encontraban disponibles. Querían ser capaces de hacer más cosas, aprender de los fracasos para hacer impulsar los productos, lanzar más proyectos, iniciar más investigación y obtener más recursos para acelerar el tiempo de comercialización.
Recopilación de información y aceptación de un LIMS
Conseguir la aceptación y superar las preocupaciones (como la reducción de personal) es una parte importante de la gestión del cambio de LIMS y el mensajero es tan relevante como el mensaje. Como gerente de proyectos de TI, decirle a un científico que "necesita usar este nuevo sistema" tiene mucho menos impacto que escucharlo de sus colegas, en el seno de sus respectivas unidades de trabajo. Compartir casos de negocio y explorar el qué y el porqué de sus necesidades es mucho más efectivo cuando perciben apoyo interno.
Si va a pedir a los científicos que cambien la forma en que trabajan y cómo documentan su trabajo, hay una variedad de enfoques para extraer la información correcta de ellos.
Utilizamos entrevistas en el contexto de grupos de discusión en las que se hicieron las mismas preguntas a diferentes audiencias. Esto abarcó a todos, desde la alta gerencia hasta los gerentes y directores de laboratorio, pasando por los líderes de grupo, los doctores, los químicos y los técnicos de laboratorio.
La dificultad, como ya se ha señalado, era conseguir la aceptación de la lista exhaustiva de partes interesadas en un enfoque único y unificado que fuera factible y eficaz para todos.
Organizamos talleres de voz del cliente en los que trajimos a grupos de personas en los mismos puestos, pero provenientes de diferentes departamentos y locaciones. Les hicimos preguntas y les dimos un marco de tiempo definido para escribir las respuestas. Estas respuestas se colocaron en una pantalla y el grupo las votó. El dato curioso es que la mayoría de las personas no votaron por su propia respuesta, sino que se basaron en las demás y pudieron filtrar lo que realmente necesitaban de un LIMS, lo que le dio a nuestro equipo la información necesaria para explorar una plataforma.
Una de las cosas más valiosas que aprendimos a través del proceso fue que el equipo a cargo del proceso debe incluir a personas que de verdad usarán el LIMS. Otros científicos y trabajadores de laboratorio que usarán el sistema ven a estas personas como defensoras ("Suzie en control de calidad ayudó a seleccionar el sistema, y ella es muy buena, así que esta debe ser la mejor solución") y esto contribuye en gran medida a superar la resistencia.
A partir de todas estas interacciones con las partes interesadas, creé nuestra tarjeta de puntuación de la lista de verificación de requisitos para LIMS.
Reducción del campo de proveedor de LIMS
Nos redujimos a una lista corta de posibles LIMS mediante una lista de verificación básica de requisitos.
La principal de nuestras necesidades era un ELN integrado que pudiera manejar datos estructurados y no estructurados y que pudiera transferir sin problemas proyectos, pruebas o datos a otro departamento. Queríamos evitar la necesidad de que alguien iniciara sesión en otro sistema para enviar una solicitud al departamento analítico, por ejemplo. Y dado que esta era una necesidad tan importante en toda nuestra organización, sirvió como uno de los mejores criterios para reducir nuestra extensa lista de proveedores de LIMS a cinco.
Utilización de una hoja de puntuación para clasificar las cinco plataformas de LIMS finales
A partir de los puntos débiles identificados durante las sesiones de recopilación de requisitos en toda la organización, creé una hoja de cálculo con nuestros requisitos, que luego se calificaron.
Nuestra tarjeta de puntuación funcionó con un sistema de 3 puntos, con un valor de 0 (nulo/malo), 1 (neutral) o 2 (sí/bueno) asignado.
Si el posible LIMS no tenía una funcionalidad, recibía una puntuación de cero. Si poseía la funcionalidad, pero no era en realidad lo que buscábamos, aunque probablemente podríamos hacer que funcionara, recibió una puntuación de uno. Los sistemas que ofrecían la funcionalidad lista para usar exactamente como queríamos recibieron una puntuación completa (dos).
Al principio, pensamos que los criterios subjetivos podrían resultar problemáticos, pero hubo pocas decisiones verdaderamente subjetivas. Podría decirse que la interfaz de usuario puede ser subjetiva, pero la analizamos desde el punto de vista de la eficiencia y el flujo de trabajo para poder cuantificarla como un factor de clasificación. Algunos de los criterios de la muestra incluyeron:
- Experiencia e interfaz de usuario
¿Cuántos clics se necesitan para completar una tarea? ¿Estaba bien organizada la plataforma?
- Configurabilidad
¿Podríamos realizar configuraciones internas de autoservicio?
- Extensibilidad e integración
¿Podría integrarse de manera sencilla con otros instrumentos o plataformas de software como SAP?
- Asistencia al cliente
¿El apoyo fue regional o global? ¿Era multilingüe?
- Capacitación de usuarios
¿Cuántos cursos había disponibles? ¿Con qué frecuencia y dónde se ofrecían?
- Funciones
¿Qué características adicionales están disponibles como parte del LIMS: SDMS, ELN, LES, gestión de inventario de productos químicos, datos de control de exportaciones, portales externos, interfaz de instrumentos, seguridad, etc.?
- Implementación
¿Podríamos personalizar los flujos de trabajo, los informes y las etiquetas, entre otros, sin dejar de cumplir un cronograma de implementación realista?
- Gestión de proyectos
¿El proveedor proporcionó un gerente de proyecto? - Actualizaciones
¿Están disponibles las actualizaciones para su consideración en el futuro y cuáles fueron los costos?
- Infraestructura
¿Qué configuración está disponible, es decir, en las instalaciones, en la nube, SaaS? ¿Qué arquitectura de servidor se necesita? ¿Existe la oportunidad de migrar de las instalaciones a la nube en el futuro? - Licencias y contratos de servicios
¿Qué servicios están disponibles y cuánto cuestan las licencias?
Al final del proceso, tuvimos un claro ganador: seleccionamos e implementamos con éxito el LIMS de LabVantage.
Dos recomendaciones finales respecto de la selección de LIMS
El uso de una tarjeta de puntuación de requisitos ayudó a nivelar el campo de juego, lo que permitió la toma de decisiones basada en datos en nuestro proceso de selección. No obstante, hubo dos conclusiones adicionales de nuestro proceso de selección e implementación que vale la pena mencionar:
- En el lado de la selección de LIMS, tiende a haber un énfasis en obtener la aceptación en los niveles más altos de una organización, y sí, es importante ya que controlan los hilos de la bolsa y la supervisión de los proyectos de ir o no ir. Sin embargo, asegúrese de que su proceso se involucre con los científicos y técnicos que de verdad trabajarán con el LIMS. Asegurarse de que el sistema que elija responda a sus necesidades es la clave para su apoyo… y, en última instancia, el éxito del proyecto.
- Antes de la implementación de LIMS, tómese el tiempo suficiente para estandarizar sus datos maestros y flujos de trabajo. En nuestro caso, las 'pequeñas cosas' sumaban. La estandarización de las convenciones de nomenclatura de los inventarios de productos químicos, por ejemplo, requirió clasificar línea por línea decenas de miles de líneas de datos. Consideremos un químico en particular: algunos científicos lo etiquetan como "etanol", otros como "alcohol etílico" y otros como "ETOH". Otro ejemplo: los científicos de un laboratorio medían experimentos basados en miligramos por decilitro, mientras que sus socios en un laboratorio diferente medían gramos por litro, lo que llevó a datos que no estaban estandarizados.
