Con tantas herramientas de software especializadas para los laboratorios modernos de ciencias de la vida, encontrar soluciones que gestionen las operaciones, automaticen los flujos de trabajo diarios y optimicen el análisis de datos se ha vuelto bastante sencillo.
Sin embargo, los beneficios de herramientas como un sistema de gestión de información de laboratorio (LIMS) solo se realizan si realmente se utilizan en su laboratorio.
Una estrategia de implementación sólida es la mejor manera de asegurar la adopción de su nuevo LIMS en todo el laboratorio o la organización.
Esto implica:
- consultar con su equipo y otras partes interesadas para obtener la aceptación,
- garantizar la integración con sus instrumentos y otro software,
- y mucho más.
Una pieza fundamental del rompecabezas de la implementación de LIMS es proporcionar a todos los usuarios actuales y futuros la formación adecuada. En este blog, profundizamos en lo que sucede sin capacitación del usuario en un nuevo LIMS y proporcionamos un marco para la capacitación adecuada de LIMS.
Por qué es necesaria la formación LIMS en su laboratorio
Sin la formación adecuada, es probable que se encuentre con bajas tasas de adopción con el personal del laboratorio, funciones infrautilizadas, recurrencia a sistemas antiguos e ineficientes, errores, equivocaciones, costes de soporte adicionales y, en última instancia, un importante retorno de la inversión no realizado para su nuevo LIMS.
Su laboratorio podría estar en una posición en la que corre el riesgo de sufrir graves consecuencias a corto y largo plazo:
- Dificultades con los datos: Si el personal del laboratorio no sabe cómo usar una nueva interfaz o funcionalidades de LIMS, es posible que los datos no se ingresen correctamente, se formateen de manera inconsistente, se pierdan o, lo que es peor, se manipulen accidentalmente. Esto introduce errores de datos y amenaza la integridad de los datos en todo un laboratorio u organización. Si bien puede parecer solo un problema a corto plazo, esto puede conducir a una desaceleración en el progreso y a la pérdida de hitos. Si estos problemas no se reconocen a tiempo, se podrían tomar decisiones científicas y empresariales basadas en datos inexactos o erróneos.
- Problemas regulatorios, legales y de seguridad: En las ciencias de la vida, existen numerosos marcos regulatorios que es posible que deba cumplir. También puede estar sujeto a auditorías por parte de los organismos reguladores. El uso indebido de un LIMS puede ponerlo en riesgo de incumplimiento o falla en la auditoría. Además, puede compartir accidentalmente información de propiedad o datos confidenciales con usuarios no autorizados o dejar su organización expuesta a un ciberataque. Las consecuencias regulatorias, financieras y legales de estos problemas pueden ser significativas.
- Ineficiencia continua o que empeora: su laboratorio está implementando un nuevo LIMS porque desea operaciones más optimizadas. Sin la formación adecuada, los flujos de trabajo pueden volverse ineficientes con sistemas antiguos y procesos obsoletos. Como resultado, la productividad y la moral pueden disminuir, con insatisfacción y resentimiento sobre el nuevo sistema. Esto puede hacer que el laboratorio sea aún menos eficiente que antes de que apareciera su nuevo LIMS. Los usuarios no capacitados también pueden necesitar soporte técnico más frecuente, lo que aumenta los costos y requiere recursos adicionales.
Cómo realizar una capacitación de software LIMS de la manera correcta
Por todas las razones enumeradas anteriormente, es fundamental planificar la implementación de LIMS, con un plan de formación eficaz. La capacitación debe organizarse de manera efectiva para educar y llegar a todo el personal relevante a lo largo del ciclo de vida de LIMS, desde antes del primer uso en el laboratorio hasta las actualizaciones de software.
Estos son algunos consejos para la formación de su laboratorio.
Planifique con anticipación
Para una implementación exitosa de LIMS, planifique capacitar al usuario final antes de la implementación del software LIMS en el laboratorio. Como parte de esta planificación, identifique:
- Brechas de habilidades y conocimientos en sus usuarios finales, teniendo en cuenta la experiencia previa en LIMS
- Un cronograma establecido de cuándo, dónde y cómo se llevará a cabo la capacitación, incluido el soporte continuo, las actualizaciones y los programas de actualización
- Objetivos y métodos para la formación de cada tipo de usuario final en el laboratorio
Entrena a todos los niveles
Hay tres niveles de usuarios de LIMS en la mayoría de los laboratorios, y cada uno deberá recibir capacitación sobre el uso previsto del LIMS:
- Capacitación básica: Para los usuarios cotidianos que utilizan el LIMS para acelerar la productividad del laboratorio, la capacitación deberá incluir las capacidades básicas de la plataforma.
- Capacitación "Power": Para cualquier laboratorio u organización, identifique a los usuarios "avanzados" para que se capaciten para comprender la capacidad total de la plataforma LIMS, que puede servir como recurso interno y solucionador de problemas para todos los demás usuarios. Los usuarios "avanzados" se pueden identificar durante las discusiones previas a la compra con su equipo para obtener la aceptación del nuevo LIMS. Estos deben ser voluntarios dispuestos, no personal forzado a una posición que nadie más tomaría.
- Capacitación del equipo de TI: Algunos LIMS son altamente configurables y requieren soporte de TI para resolver problemas de conectividad o interfaz. Identifique a algunos administradores de sistemas que puedan recibir formación para configurar y mantener el LIMS en caso de que surja algún problema.
Formación multimodal
Hacer hincapié en la formación multimodal, utilizando enfoques visuales, auditivos, cinestésicos y centrados en la lectura, puede ayudar a satisfacer las necesidades del personal con diferentes estilos de aprendizaje. La capacitación puede incluir talleres interactivos, discusión grupal y resolución de problemas, práctica práctica usando el LIMS, tutoriales en video y módulos de aprendizaje electrónico para respaldar el aprendizaje a cualquier ritmo o ubicación.
Aprendizaje continuo a lo largo del ciclo de vida de LIMS
A medida que las plataformas LIMS se actualizan y se implementan nuevas funciones, la capacitación se vuelve esencial en todo el ciclo de vida de LIMS. La incorporación inicial y la educación continua se pueden personalizar para adaptarse a las necesidades únicas del laboratorio.
- Formación in situ: Personalizada para los requisitos específicos de los usuarios objetivo, esta formación presencial permite a los participantes aprender de forma práctica los procesos y flujos de trabajo diarios de LIMS.
- Capacitación remota: Esta opción flexible permite que varios usuarios asistan a la capacitación desde diferentes ubicaciones, lo que garantiza que los miembros del equipo puedan acceder a la capacitación desde cualquier lugar.
- Módulos de eLearning: Accesibles en cualquier momento y en cualquier lugar, estos módulos permiten a los usuarios aprender a su propio ritmo. Los cuestionarios interactivos, las simulaciones y los escenarios proporcionan práctica en un entorno virtual, reforzando nuevas habilidades a medida que los usuarios avanzan en el material.
- Plan de estudios de formación personalizable: Adaptado al rol del usuario o a las funciones específicas de LIMS, este enfoque permite a los usuarios centrarse en dominar las funciones más relevantes para su trabajo.
- Cursos de actualización: Los repasos periódicos, impartidos in situ, de forma remota o a través de módulos de eLearning, garantizan que los usuarios se mantengan al día sobre las últimas funcionalidades del sistema. Las sesiones trimestrales o anuales pueden reforzar el conocimiento a medida que evoluciona el LIMS.
La integración del eLearning con la formación multimodal proporciona un ecosistema de aprendizaje integral, lo que permite a los usuarios de LIMS adaptarse a las nuevas funcionalidades y mantener la competencia durante todo el ciclo de vida del sistema.
Un plan práctico de formación e implementación es vital si desea que su LIMS acelere el progreso de su laboratorio. Cuanto más sólida sea la formación impartida a los usuarios, mejor preparado estará su laboratorio para beneficiarse del uso de su nuevo LIMS.
Comuníquese con el equipo de LabVantage para obtener más información sobre cómo el equipo de LabVantage brinda soporte para diferentes necesidades de capacitación.
