Invertir en un nuevo sistema de gestión de información de laboratorio (LIMS), o incluso en su primer LIMS, es un gran paso. El equipo que gestiona las actividades diarias del laboratorio puede reconocer lo beneficioso que puede ser un cambio de este tipo, en especial si cuenta con experiencia en otro laboratorio que utiliza un sistema de informática de laboratorio más moderno. Sin embargo, puede ser difícil convencer a los responsables de la toma de decisiones y a otras partes interesadas de la necesidad y el valor de este cambio.
La gerencia no siempre reconoce cómo un sistema de gestión de información de laboratorio puede (y debe) ser el núcleo de un laboratorio. También es posible que no sean conscientes de las numerosas ventajas de realizar una inversión de este tipo.
Es posible que no tenga el control total sobre las operaciones de su laboratorio, pero eso no significa que no pueda ser un catalizador para un cambio positivo. Si está listo para implementar o actualizar un LIMS en su organización, aquí hay cinco pasos que pueden ayudarlo a establecer un proceso adecuado de gestión del cambio.
1. Desarrollar la justificación para el cambio
Las personas a menudo se resisten al cambio porque les preocupa que genere más trabajo, estrés o complique sus trabajos. Una de las estrategias más efectivas para cambiar la perspectiva es enfocarse en cómo un LIMS puede simplificar su vida. ¿Qué problemas podría resolverles un LIMS moderno?
Al igual que con cualquier otra tarea en un laboratorio, el cambio efectivo comienza con la recopilación de datos. Pregúntese a usted mismo y a su equipo:
- ¿Cuáles son las ineficiencias o brechas en los flujos de trabajo del laboratorio?
- ¿Sus técnicos llevan el seguimiento de su trabajo en hojas de cálculo de Excel o, peor aún, en cuadernos de papel a los que no se puede acceder fácilmente?
- ¿Su equipo enfrenta problemas con los grupos de datos aislados entre sí y de flujo de trabajo o con la necesidad de duplicar la entrada de datos en sistemas anticuados o incompatibles?
- ¿Está dejando pasar oportunidades de toma de decisiones que no son visibles a simple vista en sus datos?
No busque solo razones lógicas. Muchos de nosotros, que trabajamos en profesiones científicas, somos propensos a cometer este error común. Recuerde que las emociones juegan un papel importante en el proceso de toma de decisiones, incluso en las grandes empresas. Para los gerentes de laboratorio que detestan completar informes o tareas rutinarias de cumplimiento, la posibilidad de que un LIMS automatice esas tareas puede ser tan convincente como el ahorro de tiempo y dinero que aportará a su laboratorio.
2. Conozca sus opciones
Contar con una idea clara de los pros y los contras de las alternativas disponibles será fundamental para construir su justificación.
- ¿Debería su laboratorio optar por un LIMS estándar o por uno especializado en una industria específica, como la farmacéutica, la de petróleo y gas o la de laboratorios forenses de criminalística?
- ¿Un portal web seguro ayudaría a mitigar los obstáculos con sus clientes o miembros del equipo que trabajan de forma remota?
- Igual de importante: ¿Cuáles serían las implicaciones si nada cambia?
Recientemente, un gestor de cambios con el que colaboramos elaboró una hoja de cálculo principal que detallaba todos los requisitos que el laboratorio debía cumplir. Lo empleó para evaluar todos los LIMS que su organización estaba considerando. Para cada sistema potencial, clasificó todos los requisitos en una escala de puntos: cero puntos si no ofrecía ninguna funcionalidad, un punto si requería algún esfuerzo para cumplir con la visión y dos puntos si satisfacía completamente los requisitos desde el inicio.
3. Realice un análisis exhaustivo del impacto total
Cualquier cambio que involucre un LIMS podría tener repercusiones significativas en toda la organización. i todos continúan trabajando con papel o hojas de cálculo, puede que deba unificar varios flujos de trabajo, flujos de datos o incluso tecnologías. De hecho, es posible que cada miembro de su equipo maneje su trabajo de una manera distinta, lo que puede generar fricción y resistencia al cambio.
Si ya tiene un LIMS implementado, también deberá tener en cuenta los cambios en el hardware, el software, los planes de mantenimiento y otros aspectos relacionados. Es posible que sea necesario migrar los datos y volver a validar el LIMS.
Evaluar todas las consecuencias por adelantado puede parecer una tarea desalentadora, pero es esencial para estar preparado. Tener una imagen completa le permitirá anticipar objeciones y preparar respuestas bien elaboradas.
4. Gane el respaldo de su equipo
Antes de presentarse ante el equipo ejecutivo, asegúrese de ganar el apoyo del resto de su equipo y de otras personas en la organización que se verán afectadas, en su mayoría, de manera positiva. Es el momento oportuno para presentar el trabajo realizado en los primeros tres pasos. La comunicación transparente será fundamental en esta etapa. Si preparó bien su trabajo, podrá reconocer lo que puede cambiar, abordar cualquier obstáculo evidente y presentar una justificación convincente de cómo mejorarán las operaciones del laboratorio.
Puede considerar involucrar a sus colegas en una especie de "ensayo general" antes de presentar el caso al equipo del área directiva. Use esta oportunidad para identificar posibles objeciones que tal vez no haya previsto y mejorar su propuesta final.
5. Efectúe su presentación
Una vez que haya formulado una justificación sólida, comparado alternativas, formado una imagen realista de lo que se debe hacer y conseguido el apoyo de algunos de sus colegas, es hora de presentar el caso a los principales responsables de la toma de decisiones. Puede ser una situación estresante, sobre todo si se presenta como un posible gestor del cambio.
Para minimizar sus inquietudes, una de las mejores estrategias es aprender todo lo posible sobre las partes interesadas y cómo podrían beneficiarse, tanto individualmente como en conjunto, de la adquisición e implementación del LIMS propuesto. Mantenga un enfoque positivo y resalte los beneficios en lugar de las características.
Para obtener más información sobre cómo un LIMS de LabVantage puede optimizar y potenciar su laboratorio, visite la página de la solución informática de laboratorio.
