¡Felicidades! Su nuevo software LIMS está en funcionamiento. Mantuvo el alcance bajo control, alineó las expectativas de su equipo, integró sus instrumentos de laboratorio y se aseguró de que su personal recibiera la capacitación personalizada que necesitaba.
Aunque pueda parecer que la mayor parte del trabajo para una vida útil exitosa de LIMS está hecho, se deben considerar factores adicionales después de la implementación. En esta publicación, exploraremos siete mejores prácticas para aprovechar al máximo su LIMS recién implementado.
1. Establecer una gobernanza y una propiedad claras
La designación de un equipo interno multifuncional para supervisar su LIMS garantiza la propiedad dedicada y la responsabilidad de su gestión, mantenimiento y optimización. Este grupo debe actuar como punto focal para coordinar las actividades relacionadas con su LIMS y sirve como enlace entre los usuarios finales, TI y la administración.
Lo ideal es que su equipo posea experiencia más allá de la informática, incluido el conocimiento del software y los procesos de laboratorio, flujos de trabajo profundos y de alto nivel, y experiencia como usuarios finales del software. También deben ser capaces de dedicar mucho tiempo a la gestión, el mantenimiento y la optimización de su LIMS.
- Comience por identificar a las personas con las habilidades y conocimientos adecuados. Todos los departamentos que interactúan con el uso de LIMS deben estar representados, incluidas las operaciones, el control de calidad, la informática y la gestión.
- Proporcione a su equipo una formación completa que abarque el funcionamiento del sistema, las herramientas administrativas y las mejores prácticas.
- Asigne roles, responsabilidades y canales de comunicación claros dentro del equipo para ayudar a facilitar la colaboración y la toma de decisiones fluidas.
Establecer un equipo de gestión de LIMS dedicado ayuda a garantizar la supervisión proactiva y la optimización de su sistema, lo que mejora la eficiencia, la integridad de los datos y la satisfacción del usuario. También mejora la capacidad de respuesta a las necesidades de los usuarios, facilita la resolución oportuna de problemas y permite la alineación estratégica de su LIMS con los objetivos de la organización.
2. Auditoría y revisión
Las auditorías periódicas y las revisiones de rendimiento son esenciales para evaluar la eficacia, la fiabilidad y el cumplimiento de su LIMS. Le ayudan a identificar áreas de mejora, abordar problemas emergentes y garantizar que el sistema siga cumpliendo los requisitos de la organización y las normas normativas.
En primer lugar, defina los criterios de auditoría, las métricas de rendimiento y los indicadores clave de rendimiento (KPI) relevantes para las metas, los objetivos y las necesidades operativas de su organización. Al hacerlo, es importante reconocer la diferencia entre metas y objetivos. Las metas son resultados alcanzables que generalmente son amplios y a largo plazo, mientras que los objetivos son acciones medibles a corto plazo que sirven como hitos hacia sus metas más grandes.
A continuación, establezca indicadores específicos a corto, mediano y largo plazo para los KPI para realizar un seguimiento de su progreso y definir cómo medirá el éxito. A continuación, planifique a partir de ahí:
- Programe auditorías y revisiones periódicas, aprovechando tanto los recursos internos como los consultores externos si es necesario.
- Realice evaluaciones exhaustivas de la funcionalidad del sistema, la integridad de los datos, los controles de seguridad y la satisfacción del usuario.
- Documente los hallazgos de su auditoría para identificar las causas raíz de cualquier problema o deficiencia y desarrolle planes de acción para abordarlos con prontitud.
Este proceso le ayudará a identificar oportunidades de optimización, mitigar riesgos y mejorar la fiabilidad y eficacia generales de su LIMS. La supervisión proactiva y la solución de problemas contribuyen a mejorar la calidad de los datos, el cumplimiento normativo y la satisfacción del usuario, salvaguardando su reputación y excelencia operativa.
3. Invierta en capacitación y apoyo continuos
Aunque la capacitación es importante cuando se implementa su LIMS, no es un proceso único. La tecnología de software está en constante evolución y mejora, lo que hace que las actualizaciones sean esenciales para aprovechar las últimas innovaciones y salvaguardas.
La competencia del usuario a largo plazo requiere que los usuarios se mantengan actualizados con las actualizaciones y las nuevas capacidades. La educación continua ayuda a los usuarios a mantenerse al día con las actualizaciones del sistema, las nuevas funciones y las mejores prácticas, lo que les permite maximizar los beneficios de su LIMS y desempeñar sus funciones de manera más eficiente. Algunos consejos para lograr esto:
- Desarrollar un programa de capacitación integral adaptado a diferentes roles, niveles de habilidad y preferencias de aprendizaje.
- Ofrezca una variedad de modalidades de capacitación, que incluyen sesiones en el aula, tutoriales en línea, manuales de usuario y talleres prácticos.
- Incluya cursos de actualización y sesiones de capacitación avanzada para ayudar a abordar las necesidades cambiantes de los usuarios y las mejoras del sistema.
- Establezca un servicio de asistencia o un portal de soporte dedicado con expertos capacitados para brindar asistencia oportuna y solucionar problemas. (LabVantage y muchos otros proveedores de LIMS ofrecen e-learning, materiales de capacitación para clientes y sesiones de capacitación que pueden mantener a su equipo actualizado, sin importar cómo use su LIMS).
La formación y el soporte continuos permiten a su equipo aprovechar todo el potencial de su LIMS, mejorando la eficiencia y la precisión, al tiempo que fomenta una mayor adopción y utilización. Esto da como resultado tiempos de respuesta más rápidos, una mejor toma de decisiones y resultados de mayor calidad.
4. Promover la colaboración y el intercambio de conocimientos
Animar a los usuarios a intercambiar información, prácticas recomendadas y lecciones aprendidas ayuda a su organización a crear una comprensión orgánica y completa de lo que tiene éxito en su laboratorio. La colaboración multifuncional facilita el descubrimiento de soluciones innovadoras, oportunidades de optimización y mejoras continuas de procesos.
- Establecer plataformas de intercambio de conocimientos en las que los usuarios puedan compartir experiencias y pedir consejo a sus compañeros.
- Fomente la participación activa y las contribuciones de los usuarios en todos los departamentos y niveles organizativos.
- Reconocer y recompensar las prácticas innovadoras, las contribuciones y las iniciativas de intercambio de conocimientos para incentivar la participación.
Promover la colaboración y el intercambio de conocimientos crea un entorno en el que los conocimientos y la experiencia colectivos de su personal pueden aprovecharse para impulsar la innovación, la eficiencia y la mejora continua en el uso de LIMS. Esto conduce a una resolución de problemas más rápida, una mejor toma de decisiones y una mayor agilidad para adaptarse a las necesidades comerciales cambiantes.
5. Mejora continua y optimización
Alentar y responder a los comentarios de los usuarios y las partes interesadas mejora la capacidad de su organización para identificar oportunidades de mejora continua y garantiza que su LIMS se mantenga al día con las necesidades comerciales cambiantes o las tendencias de la industria.
- Utilice encuestas, buzones de sugerencias y sesiones periódicas de retroalimentación para fomentar aportes valiosos de los usuarios y las partes interesadas.
- Analice las respuestas de forma sistemática para identificar los puntos débiles comunes, las solicitudes de mejora u otras áreas de mejora.
- Priorice los cambios deseados o las nuevas iniciativas para el posible impacto empresarial, la viabilidad, la alineación con los objetivos de la organización y el calendario en función de los planes de actualización.
La colaboración con equipos internos, proveedores o consultores es crucial tanto para las mejoras efectivas del sistema como para monitorear el impacto de cualquier cambio. Prestar atención a los comentarios de los usuarios y trabajar para optimizar continuamente la funcionalidad y los flujos de trabajo del sistema puede mejorar su eficiencia operativa, agilizar los procesos y mejorar la satisfacción del usuario.
6. Aseguramiento de la calidad y controles de cumplimiento
El riguroso aseguramiento de la calidad de los datos y las comprobaciones de cumplimiento normativo ayudan a mitigar los riesgos, garantizar el cumplimiento normativo y mantener la confianza en la fiabilidad y credibilidad de los datos gestionados por su LIMS.
- Establezca protocolos sólidos de gestión de datos y aseguramiento de la calidad que cubran los procesos de entrada, validación, almacenamiento, recuperación y archivo de datos.
- Implemente comprobaciones automatizadas de validación de datos, pistas de auditoría y controles de acceso para reforzar la integridad y la trazabilidad de los datos.
- Realizar auditorías de cumplimiento normativo para garantizar el cumplimiento de las normas reglamentarias y las mejores prácticas del sector.
- Complete las acciones correctivas o mejoras de procesos identificadas durante la auditoría para abordar las deficiencias o problemas de incumplimiento observados.
Al identificar y abordar de forma proactiva los problemas de calidad de los datos, puede minimizar el impacto potencial de los errores de datos en la toma de decisiones, el cumplimiento normativo y la satisfacción del cliente. A medida que su equipo gane confianza en la precisión e integridad de sus datos, su LIMS mejorará aún más la eficiencia operativa y la resiliencia organizativa.
7. Aproveche al máximo los recursos de los proveedores y de la comunidad
Los recursos de su proveedor de LIMS y de la comunidad de usuarios ofrecen una gran cantidad de información valiosa, soporte y oportunidades de creación de redes.
- Participar en seminarios web, talleres y conferencias de proveedores ayuda a los usuarios a aprender consejos, mejores prácticas y ayuda a planificar la introducción de nuevas funciones.
- Compartir experiencias, conocimientos y desafíos con compañeros que utilizan el mismo LIMS permite la colaboración en soluciones.
- Aproveche los recursos de soporte del proveedor para solucionar problemas y resolver preguntas técnicas rápidamente.
Muchos proveedores ofrecen eLearning, materiales de formación para clientes y formación presencial. LabVantage también ofrece Vantagecare, un sistema que permite a los usuarios solicitar actualizaciones y aprender cómo otros en la industria están usando el software. Además, LabVantage organiza una Conferencia Anual de Educación y Capacitación para Clientes (CTEC) para el aprendizaje y la creación de redes.
Garantice el éxito durante toda la vida útil de su LIMS
Aunque la planificación y la implementación son primeros pasos importantes, son solo una parte de la base para una experiencia LIMS exitosa. Estas siete mejores prácticas le ayudarán a utilizar todo el potencial de su sistema en los años venideros. Como resultado, disfrutará de costos más bajos, mayor productividad y una mejor utilización de los recursos, lo que en última instancia impulsará un crecimiento más fuerte, mejores resultados comerciales, mayor productividad y mayor competitividad.
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